عناصر الرسالة الوظيفية وأنواعها

توجد العديد من أنواع الرسائل الموجودة والتي يمكن استخدامها، ولكن لكل نوع من الأنواع طريقة وشكل معين يجب أن تكتب به الرسالة، ومن هذه الأنواع الرسالة الوظيفية، وهي نوع مختلف ومميز عن باقي الأنواع الموجودة من الرسائل وله قواعد وطريقة كتابة مختلفة، وعبر موقع منصتك سنقوم بتوضيح عناصر الرسالة الوظيفية وأنواعها.

عناصر الرسالة الوظيفية

يوجد شكل محدد للرسالة الوظيفية، وهذا الشكل يمثل الديباجة المستخدمة في كتابة الرسالة وتحضيرها من أجل إعدادها وإرسالها بأفضل شكل ممكن، ويمكن توضيح عناصر الرسالة كالتالي:

1- معلومات الاتصال

الاسم الكامل: تأكد من كتابة اسمك بالكامل كما هو موجود في سيرتك الذاتية.
عنوان بريدك الإلكتروني: استخدم عنوان بريد إلكتروني واكتبه بطريقة سليمة.
رقم هاتفك: تأكد من كتابة رقم هاتفك الصحيح وأن يكون متاح خلال ساعات العمل من أجل التواصل.
العنوان: اكتب عنوان منزلك أو عنوان بريدي آخر.

اقرأ أيضًا:أجمل كلمات عن يوم المعلم

2- معلومات العمل أو الشركة

اسم الشركة: تأكد من كتابة اسم الشركة التي تتقدم لها الصحيح.
اسم جهة الاتصال: إذا كنت على معرفة باسم الشخص الذي ستتواصل معه من خلال الرسالة، فاذكره.
عنوان الشركة: تأكد من كتابة عنوان الشركة بشكل صحيح.

3- مقدمة

استخدم تحية رسمية مثل “عزيزي السيد/السيدة” أو عبارة “لمن يهمه الأمر”.
إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تتصل به، فيمكنك استخدام اسمه الأول.
ابدأ بتقديم نفسك وذكر الوظيفة التي تتقدم لها في الشركة بشكل محدد.
اشرح بإيجاز سبب اهتمامك بالوظيفة ولماذا تعتقد أنك مؤهل لها من حيث خبرتك.

6- نص الرسالة

وهو أهم جزء في الرسالة يجب أن يعتمد على سلوكك التعبيري من أجل توضيح مهاراتك وشخصيتك.
حاول التوضيح والتركيز على المهارات والخبرات ذات الصلة بالمنصب أو الوظيفة التي تتقدم لها.
قدم أمثلة محددة على إنجازاتك تظهر مهاراتك وقدراتك بشكل واضح من حيث خبراتك السابقة.
استخدم لغة قوية وحاسمة لتوضيح مدى اعجابك وتشوقك للوظيفة.

7- الخاتمة

حاول أن توضح مرة أخرى عن اهتمامك بالوظيفة وشكر صاحب العمل على وقته لقراءة رسالتك.
اطلب من صاحب العمل الاتصال بك لمناقشة طلبك بمزيد من التفصيل، أو تحديد وموعد لمقابلة عمل من أجل الحصول على فرصة نقاش أفضل.

8- التوقيع

اكتب اسمك الكامل بخط يدك بشكل مميز، أو توقيعك في حالة كنت تمتلك شكل توقيع معين.
يمكن أن تضيف عنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك مرة أخرى.

أنواع الرسالة الوظيفية

توجد أنواع مختلفة من الرسائل الوظيفية وينطبق هذا التغير على مضمون الرسالة التي يتم إرسالها، ويمكن توضح هذه الأنواع كالتالي:

1- رسالة التقديم: هي رسالة رسمية ترسل إلى صاحب العمل للتعبير عن اهتمامك بوظيفة معينة والتقدم لها، وتعتبر صورة أو مقدمة تظهر ومهاراتك وخبراتك، وتستخدم لإقناع صاحب العمل بأنك المرشح المثالي للمنصب.

2- رسالة المتابعة: ويتم إرسالها بعد إرسال رسالة التقديم لمتابعة صاحب العمل ومعرفة ما إذا كان قد تلقى رسالتك وراجعها، ومن خلالها تظهر اهتمامك المستمر بالوظيفة وتعطي صاحب العمل فرصة لمراجعة طلبك مرة أخرى.

3- رسالة الشكر: ترسل بعد مقابلة العمل لشكر صاحب العمل على وقته واهتمامه بالإضافة إلى تعزيز صورة اهتمامك بالوظيفة وتظهر مهاراتك في التواصل الاحترافي وتقدير صاحب العمل.

4- رسالة الاستقالة: نستخدم هذه الرسالة لإعلام صاحب العمل بقرار ترك وظيفتك، ويجب أن تكون مهذبة واحترافية يحمل احترم وتقدير للعمل وصاحب العمل وتوضيح صورة وأسباب استقالتك.

5- رسالة الاستفسار: وهي نوع مرسل من أجل طرح أسئلة حول وظيفة معينة أو شركة توضح اهتمامك وحرصك على معرفة المزيد عن فرصة التوظيف المتاحة.

6- رسالة التوصية: وهي رسالة ترسل من قبل شخص يعرفك ولديه فكرة عن خبراتك ومهاراتك، والغرض منها التوصية عليك لوظيفة معينة، مما يعزز مصداقية معلوماتك وتقدم وجهة نظر إيجابية من شخص موثوق به.

في نهاية المقال نكون قد عرضنا تفاصيل الرسالة الوظيفية، ووضحنا جميع العناصر الخاصة بالرسالة حتى تتمكن من كتابة رسالة وظيفية في أفضل شكل لها، بالإضافة إلى توضيح أنواع الرسالة الوظيفية التي يمكن استخدام نفس سلوك الكتابة بها مع تغير مضمون الرسالة بشكل عام بطريقة سهلة ومميزة.